Ein guter Kick off Workshop im Projekt versetzt das Projektteam bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt in die Lage zielgerichtet zu arbeiten. Im Sinne einer möglichst steilen Anlaufkurve in der Projektarbeit kommt ihm also eine hohe Bedeutung zu. Wichtigstes Ergebnis ist, dass im Anschluss alle Beteiligten ein gemeinsam getragenes Verständnis vom zu erreichenden Projektziel haben. Darüber hinaus sollen alle Beteiligten wissen, was von ihnen im Projekt erwartet wird und in der Lage sein, Ihre Umfänge abzuarbeiten. Das führt dazu, dass der Kick off Workshop eine zentrale Rolle in der Planungsphase eines jeden Projektes einnimmt. Aufgrund der Fülle von zu bearbeitenden Themen bietet sich eine zweitägige Veranstaltung an.
Voraussetzungen
Damit ein Kick off Workshop erfolgreich durchgeführt werden kann, ist es wichtig, dass verschiedene Voraussetzungen gegeben sind:
• Wichtigste Voraussetzung ist, dass Klarheit über das zu erreichende Projektziel herrscht. Dazu muss die Zieldefinition den SMART-Kriterien genügen.
• Das Team sollte zumindest in den Kernfunktionen definiert sein und konkret mit Personen besetzt sein, die am Kick off Workshop teilnehmen werden.
• Die Randbedingungen wie Meilensteine, Berichtsstrukturen, Gremien und Projektumfeld sollten definiert sein. Das ist meistens dann der Fall, wenn ein schriftlicher Projektauftrag fixiert ist.
• Es müssen erste Ressourcen freigegeben sein, um einen Kick off Workshop zu veranstalten.
Ergebnisse
Das wesentliche Ergebnis eines Kick off Workshops muss sein, dass das Projektteam als solches steht und ein gemeinsam getragenes Ziel verfolgt. Darüber hinaus soll für alle Beteiligten klar sein, was im Rahmen des Projektes von ihnen erwartet wird und wann ihre Mitarbeit in welchem Umfang erforderlich ist.
Dazu sollte im Rahmen des Kick off Workshops eine Reihe von Dokumenten erstellt werden:
• Ein Projektstrukturplan
• Definierte Arbeitspakete
• Eine VMI-Matrix
• Ein erster grober Terminplan
• Ein erster grober Ressourcenplan
• Eine Umfeldanalyse
• Eine erste Risikoanalyse
Ergebnisqualität
Natürlich können die im Rahmen eines Kick off Workshops erstellten Planungen noch nicht den Anspruch haben, abschließende Qualität zu erreichen. Das ist auch weder möglich noch wichtig. Wichtig ist, dass im Workshop ein erster wichtiger Aufschlag gemacht wird, auf dessen Grundlage die weiteren Planungen auf breiter Front weitergeführt werden können. Da durch den Workshop nicht mehr nur die Projektleitung eingebunden ist, sondern nun das gesamte Team arbeitsfähig ist, können entsprechende Fortschritte in der Folge auch zügiger erreicht werden.
Externe Moderation
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Kick off Workshops ist, dass nicht die Projektleitung die Rahmenmoderation übernimmt. Das ist vor allem deshalb wichtig, weil Moderation nur dann glaubwürdig und verbindlich ist, wenn sie ohne eigene Interessen am Thema durchgeführt wird. Projektleitung hingegen hat ein hohes Eigeninteresse an allen im Kick off Workshop bearbeiteten Themen. Deshalb wäre eine Moderation immer mit Eigeninteressen verbunden. Darüber hinaus haben externe Moderatoren auch den Vorteil, dass sie sich als „Prellbock“ eignen. Wenn sie im Interesse des Projektes schmerzliche Wahrheiten verkünden oder einzelne in ihre Schranken verweisen, brauchen sie weniger Rücksicht auf die Befindlichkeiten im Team nehmen, als dass eine Projektleitung tun muss, die ja schließlich noch das gesamte Projekt mit den Teilnehmern auskommen muss.
Externer Tagungsort
Ebenfalls hilfreich ist es einen externen Tagungsort zu wählen, auch wenn damit zusätzliche Kosten verbunden sind. Zum einen wird damit dem besonderen Anlass Ausdruck verliehen, zum anderen entfällt die Gefahr, dass die Teilnehmenden „mal eben Mails abrufen“ (…und die nächsten drei Stunden nicht mehr gesehen werden…). Außerdem lässt sich so durch eine gemeinsame Übernachtung auch die Teamentwicklung unterstützen und für den Fall, dass einzelne Punkte länger dauern als geplant, hat man den Abend als Reserve.
Ablauf
Der Ablauf eines Kick off Workshops sollte individuell gestaltet werden und an die Bedürfnisse des jeweiligen Projektes angepasst werden. Dennoch lassen sich einige Sachverhalte verallgemeinern:
Ein wichtiger Punkt ist, dass das Management Präsenz und Interesse zeigt. Optimaler Weise, ist der Auftraggeber sowohl zum Auftakt als auch zum Abschluss des Workshops mit dabei. Zum Auftakt unterstreicht er sein eigenes Interesse am Projekt und stattet die Projektleitung auch symbolisch mit Rückhalt aus. Zum Abschluss lässt er sich Ergebnisse präsentieren und steht auch für erste anliegende wichtige Entscheidungen zur Verfügung.
Im ersten Teil sollte also neben dem Auftraggeber vor allem die Projektleitung unterstützt durch eine externe Moderation das Projekt ausführlich vorstellen. Außerdem sollten die Teammitglieder Gelegenheit bekommen sich untereinander kennen zu lernen. Darüber hinaus bietet es sich an Spielregeln zu definieren, die zumindest während des Workshops Gültigkeit haben.
Am Nachmittag des ersten Tages sollte neben der Klärung der Phasen vor allem der Projektstrukturplan (PSP) mit den Arbeitspaketen entstehen, damit am ersten Abend bereits ein deutlich sichtbares Zwischenergebnis präsentiert werden kann. Der Abend wird ggfs. hier als Reserve eingesetzt oder günstigstenfalls als Möglichkeit genutzt, das Team zu bilden, indem Teamaktivitäten stattfinden, die oft auch an der Bar enden können.
Der zweite Tag dient der Weiterentwicklung der Projektplanung. Aus dem PSP werden die VMI-Matrix und der Terminplan abgeleitet. Parallel dazu entstehen erste Umfeld- und Risikoanalysen. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass die Moderation darauf achtet, dass alle Teilnehmenden optimal ausgelastet sind und die entsprechenden Planungen auch durchgeführt werden. Dazu wird das Team neben der Arbeit in verschiedenen Kleingruppen auch immer wieder im Plenum Zwischenstände diskutieren.
Zum Abschluss werden alle Ergebnisse zusammengefasst, visualisiert und verabschiedet. Das Team beschließt die nächsten Schritte und definiert dazu Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine. Abschließend wird der zukünftige Regeltermin vereinbart, an dem das Team wieder zusammen kommen wird.
Verantwortlichkeiten
Verantwortlich für die Durchführung ist in erster Linie die Projektleitung. Sie wird sich beim Auftraggeber dafür einsetzen und entsprechende Ressourcen beschaffen. Darüber hinaus brieft sie den Moderator, der dann für den Ablauf des Workshops und die Ergebnisse verantwortlich ist.
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