Auftragsklärung

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Auftragsklärung

Eine saubere Auftragsklärung zwischen Auftraggeber und Projektleitung ist der Grundstein zum späteren Projekterfolg. Je nach Organisationsform hat der Projektauftrag vertraglichen Charakter und ist Vorläufer des Lastenheftes. In ihm müssen alle wesentlichen Parameter des Projektes geklärt werden. Dazu gehören vor allem:

  • Projektziel (gem. der SMART-Kriterien)
  • grober Kostenrahmen
  • zur Verfügung stehende Ressourcen
  • Meilensteinplan
  • Projektteam, Organe und Gremien
  • weitere Rahmenbedingungen
  • erste Einschätzung Umfeld, Chancen und Risiken
  • Kompetenzen der Projektleitung

Der Projektauftrag sollte nicht einseitig vom Auftraggeber diktiert werden, sondern in einem Verhandlungsprozess zwischen Projektleitung und Auftraggeber entstehen.

Projektziel

Das Projektziel sollte auf jeden Fall den SMART-Kriterien genügen. Neben einer so genannten positiv-Beschreibung (also was erreicht werden soll) hilft es oft auch eine negativ-Abgrenzung vorzunehmen (also was nicht erreicht werden muss). Darüber hinaus sollte definiert werden, was im weiteren Verlauf von wem noch geklärt werden muss und welche Leistungen andere zu erbringen haben.

Grober Kostenrahmen

Auftraggeber kaufen verständlicher Weise nur ungern die Katze im Sack, Projektmanager legen sich bezüglich des Kostenrahmens ungern vor Ende der Planungsphase fest. Dieser Widerspruch wird sich zwar nie ganz auflösen lassen, trotzdem sollte schon zu diesem frühen Zeitpunkt eine Übereinkunft über den groben Kostenrahmen gefunden werden. Wichtig ist, dass dieser bei begründeten Abweichungen (also neuen Erkenntnissen, veränderten Rahmenbedingungen etc.) noch angepasst werden kann.

Zur Verfügung stehende Ressourcen

Ähnlich wie bei den Kosten ist eine Festlegung im Detail zu diesem frühen Zeitpunkt schwierig. Allerdings sollte trotzdem geregelt sein, welche Ressourcen in etwa benötigt werden und wie der Zugriff durch das Projektteam darauf erfolgen soll.

Meilensteinplan

Der erste Meilensteinplan legt die für den Auftraggeber wesentlichen Meilensteine fest. Diese sind durch das Projekt zwingend zu erreichen. Im weiteren Verlauf der Planung ergeben sich dann häufig noch weitere Meilensteine, die allerdings eher für das Projektteam und dessen Arbeit wichtig sind und weniger den Auftraggeber interessieren.

Projektteam, Organe und Gremien

Nach Festlegung der Kosten, Termine und Ressourcen sollte auch eine erste Aussage zur personellen Ausstattung des Projektes getroffen werden. Dabei sollte zumindest das Kernteam definiert werden (einschließlich der zur Verfügung stehenden Zeitbudgets). Darüber hinaus sollten die für das Projektteam relevanten Gremien bestimmt werden, also üblicherweise der Steuerkreis und eventuell (falls überhaupt nötig) der Abstimmkreis.

Weitere Rahmenbedingungen

Darüber hinausgehende Rahmenbedingungen wie zum Beispiel gesetzliche Regelungen oder Normen (falls diese Aussage schon getroffen werden kann, andernfalls muss sie spätestens im Lastenheft nachgeholt werden).

Erste Einschätzung Umfeld, Chancen und Risiken

Eine erste Einschätzung des Umfeldes und eine Einschätzung von Chancen und Risiken zu diesem frühen Zeitpunkt sensibilisieren Auftraggeber und Projektleitung gleichermaßen für potenzielle Herausforderungen und können so ggf. bereits im Ansatz bearbeitet werden.

Kompetenzen der Projektleitung

Die Kompetenzen der Projektleitung müssen nicht zwingend im Projektauftrag geregelt werden. Alternativ kann dies auch in einem gesonderten Projektleitervertrag geschehen werden. Trotzdem sollten an dieser Stelle gewisse Eckpunkte markiert werden. Dazu zählen die Entscheidungsbefugnisse in fachlicher und finanzieller Hinsicht und vor allem die Frage, ob die Projektleitung nur eine fachliche Weisungsbefugnis gegenüber dem Projektteam hat oder ggf. sogar eine disziplinarische.

Verantwortung

Die Verantwortung für die Auftragsklärung tragen Auftraggeber und Projektleitung gleichermaßen. Sie beide haben ein großes Interesse an einem professionellen Projektmanagement und werden deshalb besondere Sorgfalt walten lassen. Projektaufträge, die nicht wirlich verhandelt sondern eher diktiert sind, werden früher oder später ebenso zu Problemen führen wie unpräzise Klärungen. Die Gefahr in diesem Zusammenhang besteht darin, dass unpräzise Klärungen und Absprachen oft leichter zu erreichen sind und die damit verbundenen Probleme oft erst später auftauchen.