Terminplanung

Terminplanung

Aus der Vorgangsliste ergibt sich eine erste grobe Terminplanung. Da in der Vorgangsliste neben der Dauer auch die Abhängigkeit aller Arbeitspakete enthalten ist, bedarf es theoretisch nur noch Rechenleistung, um daraus einen Terminplan abzuleiten. Bei kleineren Projekten mit weniger als dreißig bis vierzig Arbeitspaketen ist dies auch „von Hand“ möglich, bei größeren Projekten mit mehr als fünfzig Arbeitspaketen sollte eine geeignete Software eingesetzt werden.

Terminplanung

Terminplanung

Das grundsätzliche Vorgehen geschieht folgendermaßen. Auf einen Zeitstrahl werden zum Projektbeginn alle Arbeitspakete angeordnet, die keinen Vorgänger haben. Da sie ohne Vorbedingung starten können, ist es zumindest theoretisch möglich sie gleich am Anfang abzuarbeiten. Nach dem Motto „was weg ist, ist weg!“ kann das manchmal auch sinnvoll sein. Daran anschließend werden jetzt die Arbeitspakete angeschlossen, die jeweils nur die schon auf dem Zeitstrahl abgebildeten Arbeitspakete zum Vorgänger haben. Analog dazu wird mit allen weiteren Arbeitspaketen verfahren. So bildet sich Stück für Stück ein erster in sich logischer Terminplan aller zur Erreichung notwendigen Tätigkeiten. Es wird ein erstes Mal sichtbar, wann welches Arbeitspaket läuft.

Arbeitspaketbeziehungen

Soweit der Normalfall, ein Arbeitspaket beginnt, nachdem das Vorgängerpaket beendet wurde. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von einer Ende-Anfang-Beziehung. Sie ist die mit Abstand am häufigsten vorkommende Beziehung zwischen zwei Arbeitspaketen.

Zusätzlich gibt es noch die Anfang-Anfang-Beziehung, zwei Arbeitspakete müssen gleichzeitig beginnen, zum Beispiel weil sie eine Ressource benötigen, die nur für einen kurzen Zeitraum zur Verfügung steht. Ebenfalls möglich ist die Ende-Ende-Beziehung, die Arbeitspakete müssen zu einem gleichen Zeitpunkt enden.

Darüber hinaus gibt es alle Versionen noch in der Variante mit Pufferzeiten. Also eine Ende-Anfang-Beziehung mit einem definierten Zeitabstand. Wenn zum Beispiel auf einer Baustelle Beton abbinden muss, liegt zwischen Beton verarbeiten und dem nächsten Schritt eine Zeit in der nichts passieren kann.

Rahmenbedingungen beachten!

Es zeigt sich also, dass die Terminplanung im Projekt nichts anderes ist, als die logische Verknüpfung definierter Arbeitspakete. Doch Vorsicht, außer bei kleinen und übersichtlichen Projekten liegt das Problem wie so oft in den Details. Folgende Sachverhalte müssen in den nächsten Schritten beachtet werden:

  1. Urlaubszeiten, Fehlzeiten und Feiertage beachtenSchon manches Projekt ist daran gescheitert, dass während der Projektplanung davon ausgegangen wurde, dass das Jahr 365 Tage hat. Nach Abzug von Sonn- und Feiertagen, Urlaub und krankheitsbedingten Fehlzeiten bleiben davon ca. 250 Arbeitstage übrig. Dies sollte unbedingt berücksichtigt werden, um nicht im Vorfeld schon das Projekt zu gefährden.
  2. Limitierte Ressourcen beachtenAuch wenn es logisch möglich ist, viele Tätigkeiten parallel ablaufen zu lassen, sollten Sie unbedingt klären, ob auch die notwendigen Ressourcen dafür vorhanden sind. Als Beispiel sei ein Prüfstand genannt. Wenn in einem kleinen Unternehmen nur ein Prüfstand vorhanden ist, dann müssen die Prüfungen der Bauteile oder Prototypen nacheinander stattfinden und können nicht parallelisiert werden, auch wenn sie vielleicht alle zum gleichen Zeitpunkt fertig werden und eine Prüfung möglich wäre. Erschwerend kann sogar noch hinzu kommen, dass Rüstzeiten berücksichtigt werden müssen, die eine weitere Verzögerung bedeuten.
  3. Äußere Sachzwänge beachtenErschwerend kommen in der Praxis oft äußere Sachzwänge hinzu, die es zu beachten gilt. So gelten manche Angebote von Lieferanten nur für einen bestimmten Zeitraum oder der Auftraggeber erwartet zu eine bestimmten Zeitpunkt ein Zwischenergebnis, bzw. legt einen Meilenstein verbindlich fest. Außerdem sollte beachtet werden, dass es einen grundsätzlichen Zielkonflikt gibt: Im Projekt arbeitet man grundsätzlich gerne Dinge so früh wie möglich ab, während die Linie, das Controlling und das Management, kostenwirksame Aktivitäten und Investitionen gerne nach hinten schiebt.
  4. Planungsungenauigkeiten beachtenModerne Projektmanagementsoftware ermöglicht es heute auf den Tag genau zu kalkulieren, was wir in drei Jahren im Projekt tun werden, zumindest theoretisch. In der Praxis fallen viele Projektteams auf diese vermeintliche Exaktheit herein und vergessen dabei, dass Projekte Risiken und Planungsunsicherheiten beinhalten. Planen Sie also zu diesem frühen Zeitpunkt noch nicht zu eng. Berücksichtigen Sie Pufferzeiten oder zumindest kleine Reserven für Planungsungenauigkeiten, um nicht von Anfang an ein zu hohes Risiko einzugehen.

Der kritische Pfad

Wenn Sie nun alle Arbeitspakete in Ihrem Terminplan untergebracht haben, können Sie den so genannten „kritischen Pfad“ ermitteln. Als kritischer Pfad wird die Abfolge von Arbeitspaketen im Projekt bezeichnet, die einerseits von Anfang bis Ende des Projektes reicht und in deren Verlauf keine Leerlaufzeiten existieren. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass jede zeitliche Verzögerung in einem Arbeitspaket, das auf dem kritischen Pfad liegt, auf das Projektende in Form einer zeitlichen Verzögerung durchschlägt. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass besonders die auf dem kritischen Pfad liegenden Arbeitspakete sorgfältig beobachtet und gesteuert werden. Sie sollten im Risikomanagement entsprechend berücksichtigt werden.

Umgang mit Zeitpuffern

Zeitpuffer im Projekt sind ein zweischneidiges Schwert. Auf der einen Seite sind sie wichtig, um nicht gleich bei der kleinsten Terminverschiebung das gesamte Projekt zu gefährden. Andererseits verführen die zu großzügig bemessene oder auch nur im Projektteam bekannte Zeitpuffer zu einer laschen Haltung und nachlassender Termindisziplin. Warum sollte man sich anstrengen, am Ende gibt es ja doch einen Puffer, den man nutzen kann. Jeder, der selbst studiert hat, hat diese Erfahrung gemacht. Eigentlich hätte man das ganze Semester Zeit gehabt sich auf eine Prüfung vorzubereiten, am Ende wurde es immer eng!
Um diesem Problem zu begegnen, bietet es sich an, nicht jedes Arbeitspaket mit Zeitpuffern auszustatten, sondern entweder nur einige wenige oder alternativ Ketten von mehreren Arbeitspaketen ganz am Ende. Das hat zur Folge, dass Terminverschiebungen am Anfang der Kette auffallen und gerechtfertigt werden müssen. Wenn es dann trotzdem zu Problemen kommt, können Sie den Puffer immer noch einsetzen.

Verantwortung

Verantwortlich für die Erstellung der Terminplanung ist die Projektleitung. Die dafür notwendigen Eingangsdaten werden von den Arbeitspaketverantwortlichen zur Verfügung gestellt und sind von diesen auch zu verantworten. Da dies gerade bei komplexeren Projekten nicht ohne eine leistungsfähige Projektmanagementsoftware möglich ist, sollte die Projektleitung deren Anwendung entweder beherrschen oder sich entsprechend fachkundige Unterstützung aus dem Projektbüro der Organisation holen, die bei der Einpflege der Daten unterstützt.